Khi các bên giao kết hợp đồng với nhau, quy định của pháp luật luôn tạo nhiều điều kiện để các bên tiếp tục nỗ lực hoàn thành hợp đồng. Nếu như một trong các bên có hành vi vi phạm, trước khi tiến tới việc đơn phương hay hủy bỏ hợp đồng, quy định pháp luật luôn gợi ý về việc “tạm ngừng hợp đồng” trong một khoảng thời gian hoặc “buộc các bên thực hiện hợp đồng” cho đến cùng. Hay đối với trường hợp hoàn cảnh khách quan bị thay đổi, các bên không thể lường trước được thì vẫn có thể linh động thỏa thuận sửa đổi, ký thêm phụ lục hợp đồng. Nhằm mục đích cập nhật lại những điều khoản không còn phù hợp nữa.
Liên quan đến việc sửa đổi hợp đồng, Bình Tâm Legal nhận được rất nhiều câu hỏi về việc sửa đổi được thực hiện như thế nào? Khi sửa đổi là bắt buộc phải ký một hợp đồng mới thay thế hợp đồng cũ hay không? Liệu những tin nhắn, công văn trao đổi qua tin nhắn, email,… có thể được xem là sửa đổi hợp đồng hay không? Thông qua bài viết, chúng tôi sẽ làm rõ nội dung này.
Hiện nay, phương thức trao đổi và liên lạc thông qua email, mạng xã hội giữa các doanh nghiệp khi thực hiện hợp đồng thương mại là rất phổ biến. Đồng thời có những quan điểm cho rằng “trả lời email đồng ý tạm thay vì lập văn bản ký kết như thông thường, sau đó đổi ý sẽ dễ dàng hơn” là chưa phù hợp. Quan điểm này có thể được xem là hành vi không thiện chí. Bởi một khi các bên đã thống nhất ý kiến về nội dung của hợp đồng, thì chỉ cần đảm bảo đủ 4 yếu tố của một giao dịch dân sự, nó vẫn sẽ có hiệu lực pháp luật. Và ở trường hợp của vụ kiện, trả lời email thuộc dạng dữ liệu điện tử, vẫn có thể được xem xét có hiệu lực tương tự dạng văn bản thông thường, tức là các bên đồng ý gia hạn hợp đồng.
Để lý giải vấn đề trên, cần xem xét rằng quy định pháp luật dân sự tôn trọng sự tự do thỏa thuận của các bên, kể cả trước, trong và sau khi ký kết hợp đồng. Trong toàn bộ quá trình hợp tác với nhau, các bên đều có thể yêu cầu sửa đổi, bổ sung hợp đồng hoặc lựa chọn ký thêm phụ lục hợp đồng để phù hợp với tình hình hiện tại của các bên. Và tất nhiên cho dù là ký kết phụ lục hay sửa đổi hợp đồng thì về bản chất vẫn là một giao dịch dân sự, vẫn phải đảm bảo các điều kiện tối thiểu quy định. Bao gồm
- Các bên hoàn toàn tự nguyện
- Các bên có đủ năng lực pháp luật (với cá nhân là đủ nhận thức, đủ tuổi; với công ty là được thành lập hợp pháp và người thỏa thuận có đủ thẩm quyền)
- Mục đích của thỏa thuận không vi phạm điều cấm của luật, không trái đạo đức xã hội.
- Đảm bảo tuân thủ hình thức (lời nói, hành vi, dữ liệu điện tử, văn bản giấy, phải công chứng hay không?)
Để dễ hiểu, có thể thông qua ví dụ sau đây. A cho B mượn 100 triệu, hẹn hết tháng 10 B sẽ trả đủ.Sau đó B có nhắn tin với A xin khất nợ đến hết tháng 11, A nhắn tin phản hồi đồng ý. Tuy nhiên, vừa hết tháng 10 tức hạn trả nợ ban đầu, A lại yêu cầu B trả tiền, B không trả được nên A kiện B ra tòa. Lúc này, B cung cấp tin nhắn, Tòa án xem xét và xác minh chính A là người nhắn đồng ý, lúc nhắn A không say sỉn hay bị hạn chế gì. Kết luận Tòa từ chối yêu cầu đòi nợ của A, công nhận A và B đã sửa đổi thỏa thuận vay tiền, gia hạn thêm 1 tháng. Nếu A muốn kiện thì phải đợi hết tháng 11.
Như vậy, lưu ý cần rút ra cho doanh nghiệp khi thực hiện hợp đồng thương mại, cần bày tỏ sự thiện chí thông qua việc:
(1) Những quan điểm chính thức liên quan đến hợp đồng của công ty cần phải được đưa ra cẩn thận, thoại phim thường có câu “mọi lời nói của bạn lúc này có thể là bằng chứng chống lại bạn trước tòa” là rất đúng với thực tế hiện nay.
(2) Việc quyết định sửa đổi hợp đồng như thế nào phải được người có thẩm quyền phê duyệt. Bởi có rất nhiều trường hợp thư ký hay nhân viên tự ý trả lời thay giám đốc, dẫn đến gây thiệt hại cho công ty. Lúc này sẽ tạo ra rắc rối cho công ty khi một bên phải thương thảo, giải quyết tranh chấp hợp đồng với đối tác, một bên phải giải quyết việc xử lý kỷ luật với người lao động.
(3) Nghiêm túc thực hiện thỏa thuận của mình như đã hứa để tránh gặp phải rủi ro phạt vi phạm hay bồi thường thiệt hại.
(4) Để đảm bảo hơn về mặt hình thức, mọi công văn phản hồi ý kiến về hợp đồng nên được trình bày dưới dạng văn bản, có mộc đỏ xác nhận của công ty.
(4) Còn khi sử dụng dữ liệu điện tử như một minh chứng cho thỏa thuận của các bên, có trường hợp sẽ bị cơ quan xét xử hoài nghi về tính chính xác do hình ảnh, ứng dụng có thể dễ dàng bị sửa đổi, cắt ghép tinh vi. Để hạn chế tình trạng này, khi nhận thấy cần lưu giữ thỏa thuận bằng dữ liệu điện tử thì có thể sử dụng dịch vụ thừa phát lại để lập vi bằng nội dung tin nhắn, email,… Lúc này giá trị chứng cứ của những dữ liệu trên sẽ đáng tin cậy hơn.
Trong quá trình kinh doanh, công ty có thể sẽ gặp những vướng mắc phát sinh về hợp đồng, thậm chí là tranh chấp. Vậy nên việc tham khảo tư vấn chuyên môn có thể giúp công ty đưa ra những quyết định tối ưu, đồng thời dự liệu trước những tranh chấp có thể phát sinh trong tương lai. Nếu quý công ty có nhu cầu sử dụng dịch vụ tư vấn, vui lòng liên hệ Bình Tâm Legal với số điện thoại 0763810288 hoặc để lại thông tin bên dưới phần bình luận để được tư vấn và hỗ trợ.
Lưu ý: Bài viết này chỉ được cung cấp cho mục đích thông tin chung và không được xem như là tư vấn pháp lý hoặc tư vấn chuyên môn khác. Do đó mọi trường hợp sử dụng thông tin nêu trên dẫn đến thiệt hại sẽ do bên sử dụng thông tin chịu hoàn toàn trách nhiệm.
