Làm giấy chứng tử khi người mất không còn hộ khẩu, không tạm trú, thiếu giấy tờ

1) Vướng mắc thường gặp

• Người mất đã rời quê, không đăng ký tạm trú ở nơi ở sau cùng.
• Không còn hộ khẩu hoặc đã bị xóa đăng ký thường trú.
• Không có giấy tờ tùy thân (CMND/CCCD, sổ hộ khẩu, khai sinh).
• Giấy báo tử thất lạc hoặc cơ sở y tế không còn lưu.

Hệ quả: UBND nơi xảy ra việc chết thiếu căn cứ để đăng ký khai tử vì hệ thống yêu cầu thông tin định danh và cư trú hợp lệ.

2) Hướng xử lý theo quy định

Cần làm rõ hai nhóm căn cứ để cơ quan hộ tịch giải quyết:

2.1) Xác định nhân thân người mất

Không có CMND/CCCD vẫn có thể dùng một trong các căn cứ sau:

• Giấy khai sinh (nếu còn); giấy đăng ký kết hôn; giấy tờ nhà đất; sổ hộ khẩu cũ.
• Xác nhận của UBND xã nơi nguyên quán về nhân thân: “Ông/Bà… là người địa phương, đã rời quê từ năm …”.

Cơ sở pháp lý: Điều 2, Điều 4, Điều 32 Luật Hộ tịch 2014 (thông tin nhân thân khi đăng ký khai tử).

2.2) Xác định thẩm quyền nơi đăng ký

UBND cấp xã nơi người mất cư trú cuối cùng hoặc nơi xảy ra việc chết được đăng ký khai tử.

Trường hợp không rõ nơi cư trú hiện tại: xin xác nhận của UBND nơi nguyên quán/cư trú trước đây rằng “đã rời địa phương từ lâu, không xác định nơi cư trú hiện nay”. Văn bản này là căn cứ để phường nơi xảy ra việc chết tiếp nhận hồ sơ.

Cơ sở pháp lý: Điều 32 Luật Hộ tịch 2014; Điều 4 Nghị định 123/2015/NĐ-CP.

3) Giải pháp khi thiếu giấy báo tử

• Xin xác nhận của Công an/Trưởng khu phố/Tổ dân phố về việc người đó đã qua đời (năm, địa điểm, người làm chứng).
• Nộp Đơn tường trình (có chứng thực chữ ký) kèm các xác nhận nêu trên để UBND xem xét theo quy định.
• Trường hợp người mất đã qua đời lâu năm: UBND cấp xã vẫn có thể giải quyết nếu hồ sơ đủ căn cứ.

Cơ sở pháp lý: Điều 4, Điều 34 Nghị định 123/2015/NĐ-CP; Thông tư 04/2020/TT-BTP (biểu mẫu).

4) Quy trình tự làm (tóm tắt)

1. Về địa phương cũ (nơi nguyên quán/cư trú trước đây) xin văn bản:
   • Xác nhận nhân thân: “Ông/Bà… là người địa phương”.
   • Xác nhận cư trú: “Đã rời địa phương, không xác định nơi cư trú hiện nay”.
2. Thu thập giấy tờ nhân thân còn lại (nếu có): khai sinh, đăng ký kết hôn, sổ hộ khẩu cũ, giấy tờ nhà đất…
3. Nếu mất giấy báo tử: xin xác nhận của Công an/khu phố + lập Đơn tường trình có chứng thực chữ ký.
4. Nộp hồ sơ tại UBND cấp xã nơi xảy ra việc chết (hoặc nơi cư trú cuối cùng) theo thẩm quyền của Luật Hộ tịch.
5. Theo dõi, bổ sung giấy tờ theo hướng dẫn của cán bộ tư pháp hộ tịch.

5) Hồ sơ cần chuẩn bị

• Tờ khai đăng ký khai tử (theo mẫu Thông tư 04/2020/TT-BTP).
• Giấy tờ chứng minh nhân thân còn lưu (bất kỳ): khai sinh, kết hôn, hộ khẩu cũ, giấy tờ nhà đất.
• Xác nhận của UBND địa phương cũ:
  • Về nhân thân người mất.
  • Về việc đã rời địa phương, không xác định nơi cư trú.
• Giấy báo tử (nếu còn); nếu không còn, nộp:
  • Xác nhận của Công an/khu phố/tổ dân phố về việc chết (thời điểm, nơi, nhân chứng).
  • Đơn tường trình (chứng thực chữ ký).
• Giấy tờ khác theo yêu cầu của cơ quan tiếp nhận (nếu có).

Kính gửi: UBND phường/xã …
Tôi tên: …, sinh năm …
Quan hệ với người mất: …
Tường trình: Ông/Bà … (sinh năm …, quê quán …) đã qua đời vào khoảng …/…/…… tại …
Lý do thiếu giấy tờ: … (mất giấy báo tử/không còn CMND/…)
Kèm theo: xác nhận của Công an/khu phố; xác nhận của UBND … về cư trú.
Kính đề nghị UBND xem xét đăng ký khai tử theo quy định.
…, ngày … tháng … năm …
Người tường trình (ký, ghi rõ họ tên)
      

6) Ghi chú pháp lý

• Luật Hộ tịch 2014: Điều 32, 33 (đăng ký khai tử; thẩm quyền, hồ sơ).
• Nghị định 123/2015/NĐ-CP: Điều 4 (giấy tờ hộ tịch; giấy tờ thay thế), Điều 34 (thủ tục đăng ký khai tử).
• Thông tư 04/2020/TT-BTP: biểu mẫu tờ khai đăng ký khai tử.