Theo quy định tại Điều 14 Thông tư số 219/2013/TT-BTC, khoản tiền thuê trụ sở doanh nghiệp có thể được khấu trừ chi phí đầu vào khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp và VAT đầu vào khi tính thuế giá trị gia tăng.
Tuy nhiên, có một số trường hợp sau khi doanh nghiệp vừa thành lập bị cơ quan thuế từ chối việc khấu trừ bởi Bên thuê trong hợp đồng thuê nhà không phải là Công ty. Điều này là dễ hiểu bới vì ở thời điểm ký kết hợp đồng thuê, Công ty chưa được thành lập hoặc có thể vẫn đang trong quá trình nộp hồ sơ. Dẫn đến trường hợp ông A, ông B, ông C góp vốn lập nên công ty X, nhưng hợp đồng thuê nhà làm trụ sở công ty chỉ do ông A đứng tên. Đến kỳ khai thuế đầu tiên, Công ty X muốn khấu trừ chi phí đầu vào thì cơ quan thuế từ chối vì hợp đồng thuê không phải do công ty X đứng tên.
Đối với trường hợp này, cơ quan thuế từ chối là đúng theo quy định, và công ty cần phải thực hiện thêm một bước bổ sung để hợp thức hóa chi phí của doanh nghiệp:
- Cần bổ sung văn bản ủy quyền giữa các người sáng lập Công ty X và ông A về việc công ty ủy quyền cho ông A đứng tên trong hợp đồng thuê trụ sở.
Lưu ý 1: Thời hạn ủy quyền cần nêu rõ vấn đề thời điểm bắt đầu ủy quyền là khi Ông A ký hợp đồng thuê nhà
Lưu ý 2: Vì khi ký hợp đồng thuê đầu tiên, Ông A là người thanh toán nên để có thể khấu trừ chi phí đầu vào cho Công ty X, Công ty X cần chuyển lại tiền thuê cho Ông A. Đồng thời ghi nhận đầy đủ chứng từ thanh toán, nếu giá thuê > 20 triệu đồng thì Công ty phải thực hiện chuyển khoản từ tài khoản của công ty sang Ông A, đảm bảo tuân thủ quy định thanh toán không dùng tiền mặt.
Sau khi bổ sung văn bản ủy quyền và giải trình với cơ quan thuế, để thuận tiện và không phát sinh thêm vấn đề ủy quyền cho các kỳ khai thuế tiếp theo, Ông A và Công ty X có thể thương lượng lại với Bên cho thuê về việc sửa đổi hợp đồng thuê. Sửa đổi theo hướng Bên thuê là Công ty X thay vì là Ông A như trước đó. Việc sửa đổi có thể bằng cách ký thêm phụ lục của hợp đồng cũ hoặc chấm dứt hợp đồng cũ và ký lại hợp đồng thuê mới.
Như vậy, việc Ông A thay mặt những người sáng lập và công ty để thuê nhà, sau đó nhà được sử dụng làm trụ sở công ty, và công ty được khấu trừ chi phí đầu vào là chuyện hoàn toàn phù hợp. Nhưng việc hợp thức hóa các chi phí trước khi công ty được thành lập là cần thiết, vừa đảm bảo tối ưu chi phí cho công ty, vừa duy trì sự minh bạch công khai mà cơ quan thuế yêu cầu khi quản lý thuế của doanh nghiệp.
Trong quá trình hoạt động, nếu có bất kỳ vướng mắc cần tư vấn, quý doanh nghiệp hãy liên hệ đến Bình Tâm Legal với số điện thoại 0763810288 hoặc để lại thông tin bên dưới phần bình luận để được hỗ trợ.
