Hiện tại các doanh nghiệp ngày càng chú trọng đến việc quản lý thu chi và tuân thủ quy định về thuế, tuy nhiên việc thực hiện tính toán, quản lý, kê khai lại tương đối phức tạp, đặc biệt với các loại hình công ty TNHH, công ty cổ phần. Từ đó dịch vụ kế toán trở thành một lựa chọn tối ưu cho các doanh nghiệp. Khi sử dụng dịch vụ kế toán, doanh nghiệp và bên công ty kế toán sẽ ký hợp đồng dịch vụ với nhau. Thông qua bài viết này, Bình Tâm Legal sẽ phân tích các điều khoản cần thiết trong hợp đồng dịch vụ kế toán, giúp doanh nghiệp và bên cung cấp dịch vụ hiểu rõ hơn về quyền lợi, nghĩa vụ và trách nhiệm của mình.
1. Phạm vi công việc
Chỉ riêng về vấn đề thuế doanh nghiệp đã có rất nhiều công việc phát sinh mà doanh nghiệp phải tuân thủ thực hiện. Vì vậy trước khi ký kết hợp đồng dịch vụ kế toán, doanh nghiệp cần xác định được nhu cầu của mình, mình cần bên dịch vụ làm những công việc nào, những công việc nào doanh nghiệp có thể tự thực hiện. Từ đó những nhiệm vụ của bên công ty dịch vụ kế toán được xác định rõ ràng hơn. Các công việc trong dịch vụ kế toán có thể bao gồm:
- Cung cấp phần mềm kế toán: Bên dịch vụ thường cung cấp và hỗ trợ doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán để ghi nhận và quản lý dữ liệu tài chính. Ngoài ra, họ có thể cung cấp dịch vụ quản lý hóa đơn điện tử.
- Thực hiện kế toán thuế, kế toán nội bộ hoặc kế toán tổng hợp: Kế toán nội bộ bao gồm các công việc quản lý hóa đơn, thu chi ra vào của doanh nghiệp từ đó xác định mức chi phí tổng, mức doanh thu và lợi nhuận. Kế toán thuế sẽ liên quan đến các công việc tổng hợp hóa đơn, thực hiện thủ tục kê khai thuế với cơ quan thuế. Kế toán hỗn hợp là một dịch vụ bao gồm cả kế toán nội bộ và kế toán thuế.
- Lập báo cáo tài chính quý và năm: Đây là yêu cầu bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp, đặc biệt là các báo cáo tài chính theo quý và năm. Bên dịch vụ phải có trách nhiệm lập và nộp báo cáo đúng thời hạn.
- Tư vấn tối ưu thuế: Về mặt chuyên môn, các công ty dịch vụ thuế có thể nắm bắt được quy định pháp luật, sự thay đổi cập nhật của quy định từ đó đưa ra tư vấn cho phía khách hàng. Công việc này thường hay được gọi là tư vấn để “lách luật”, tuy nhiên lách luật ở đây cần được hiểu theo hướng vẫn đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật, đồng thời lựa chọn những phương án tối ưu cho khoản thuế mà doanh nghiệp phải đóng.
2. Nghĩa vụ của các bên và thời hạn thực hiện
Hợp đồng dịch vụ kế toán không chỉ dừng lại ở quan hệ bên cung cấp dịch vụ và khách hàng, mà còn đòi hỏi cả bên công ty kế toán và bên doanh nghiệp phải hợp tác ăn ý, phối hợp với nhau thực hiện công việc. Vì công ty kế toán thực hiện công việc dựa trên số liệu, giấy tờ hóa đơn chứng từ mà bên doanh nghiệp cung cấp, sau đó vận dụng kiến thức chuyên môn của mình để thay mặt doanh nghiệp khách hàng thực hiện thủ tục kiểm, kê khai thuế.
Về phía bên công ty dịch vụ kế toán:
- Bảo mật thông tin tài chính của khách hàng
- Chịu trách nhiệm về tính chính xác của báo cáo tài chính và kê khai thuế
- Đảm bảo thủ tục kê khai thuế được thực hiện đúng hạn, tránh các khoản phạt gây thiệt hại cho công ty khách hàng.
- Luôn luôn sẵn sàng hỗ trợ khách hàng trong việc sử dụng phần mềm kế toán
- Sẵn sàng giải đáp các thắc mắc về thuế.
Về phía khách hàng doanh nghiệp:
- Cần cung cấp đầy đủ chứng từ, hóa đơn để bên dịch vụ có thể hoàn thành công việc.
- Phối hợp với công ty dịch vụ kế toán trong việc cung cấp chữ ký số, thông tin tờ khai kịp thời.
- Chịu trách nhiệm về độ chính xác của các tài liệu tài chính mà họ cung cấp.
Lưu ý thêm đối với những công việc cần sự phối hợp của bên còn lại như việc chuyển giao hóa đơn, chứng từ để bổ sung hồ sơ, việc sử dụng chữ ký số để ký tờ khai, việc chuyển tiếp các thông báo của cơ quan thuế,… cần phải được thỏa thuận một thời hạn cụ thể, trong vòng bao nhiêu ngày để các bên khẩn trương thực hiện. Đồng thời cũng sẽ là căn cứ xác định mức độ lỗi khi có thiệt hại xảy ra.
Trên thực tế có một số trường hợp cả công ty dịch vụ và khách hàng đều chậm trễ bàn giao tài liệu, dẫn đến chậm nộp thuế và bị cơ quan thuế phạt, nặng hơn là bị khóa mã số thuế. Nhưng cuối cùng người thiệt hại nhiều nhất vẫn là doanh nghiệp sử dụng dịch vụ. Vậy nên việc rạch ròi từ đầu những cam kết định lượng, ví dụ đến ngày này của tháng phía A sẽ làm những gì, phía B làm gì,… là vô cùng cần thiết.
5. Bảo mật thông tin
Đối với các dịch vụ kế toán, bảo mật thông tin tài chính là điều cực kỳ quan trọng. Bên dịch vụ cần cam kết bảo mật tất cả các thông tin của doanh nghiệp, bao gồm cả dữ liệu tài chính, thuế và thông tin quản lý nội bộ. Để cụ thể việc những thông tin này cần được bảo vệ như thế nào, có thể tham khảo các thỏa thuận sau:
- Phạm vi bảo mật: Nên xác định rõ loại thông tin nào được coi là bảo mật và thời gian duy trì cam kết bảo mật là bao lâu sau khi hợp đồng kết thúc.
- Biện pháp bảo mật: Hợp đồng cần quy định các biện pháp mà bên dịch vụ sẽ áp dụng để bảo vệ thông tin của khách hàng.
6. Điều khoản giải quyết tranh chấp
Trong hầu hết các loại tranh chấp hợp đồng, phương án thương lượng, hòa giải vẫn là một sự lựa chọn tối ưu. Đặc biệt đối với hợp đồng dịch vụ kế toán, cả hai bên đã phải phối hợp cùng nhau, đồng thời nắm bắt được thông tin nội bộ của nhau. Vậy nên việc bỏ qua hòa giải mà tranh kiện ở tòa có thể không hoàn toàn khả thi, về cả vấn đề thời gian tố tụng và vấn đề công khai thông tin. Có thể gây tổn hại cho uy tín của cả doanh nghiệp khách hàng và công ty dịch vụ kế toán.
Vì vậy điều khoản ưu tiên lựa chọn phương án hòa giải là phù hợp, các bên có thể cân nhắc để đảm bảo mối quan hệ hợp tác lâu dài.
Điều khoản phạt vi phạm và bồi thường thiệt hại cũng là một thỏa thuận vô cùng quan trọng. Có thể tham khảo thêm các soạn thảo điều khoản phạt vi phạm và bồi thường thiệt hại ở bài viết đính kèm tại đây mà Bình Tâm Legal đã đăng tải.
Kết lại, để đảm bảo hiệu quả dịch vụ và bảo vệ quyền lợi của mình, các bên cần thỏa thuận chi tiết về phạm vi công việc, quyền và nghĩa vụ, thù lao, bảo mật thông tin và phương thức giải quyết tranh chấp. Nếu có bất kỳ trở ngại nào trong quá trình soạn thảo hợp đồng, hãy liên hệ Bình Tâm Legal với số điện thoại 0763810288 hoặc để lại thông tin bên dưới phần bình luận để được hỗ trợ.
Lưu ý: Bài viết này chỉ được cung cấp cho mục đích thông tin chung và không được xem như là tư vấn pháp lý hoặc tư vấn chuyên môn khác. Mọi trường hợp sử dụng thông tin nêu trên dẫn đến thiệt hại sẽ do bên sử dụng thông tin chịu hoàn toàn trách nhiệm.
