So với việc thi công xây dựng mới trụ sở công ty thì hiện nay, việc một doanh nghiệp thuê địa điểm để làm văn phòng, trụ sở kinh doanh là điều vô cùng phổ biến. Có thể là một căn nhà phố, mặt bằng hay một tòa nhà nhiều tầng hoặc chỉ một vài tầng trong tòa nhà. Để đảm bảo công ty có thể hoạt động thuận lợi tại địa điểm đã thuê, cần lưu ý một số điều khoản sau khi soạn thảo, ký kết hợp đồng thuê văn phòng công ty.
1. Tiền cọc, giá thuê và thanh toán
Tiền cọc được đặt ra như một khoản để đảm bảo các bên sẽ tiếp tục ký kết hợp đồng thuê, tức là bên nào từ chối thực hiện sẽ bị mất cọc, đền cọc. Sau khi ký kết xong, thông thường tiền cọc vẫn sẽ được bên chủ nhà cho thuê giữ lại, đến khi kết thúc hợp đồng thì hai bên mới quyết toán tiền cọc. Có hai vấn đề cần quan tâm khi thỏa thuận liên quan đến tiền cọc:
Thứ nhất là mức cọc, thông thường mức tiền cọc sẽ tùy thuộc vào loại công trình đi thuê là nhà hay cả tòa nhà, mặt bằng hay trong hẻm, thời hạn thuê dài hay ngắn… Tuy nhiên trên thực tế sẽ dao động từ 1 đến 3 tháng tiền thuê đối với trả tiền theo tháng hoặc 1 đến 3 năm đối với thuê năm là phù hợp.
Thứ hai là hoàn cọc, cả bên cho thuê và bên đi thuê đều phải thỏa thuận với nhau những trường hợp được hoàn cọc hay mất cọc. Ví dụ khi kết thúc hợp đồng thuê, bên chủ nhà sẽ kiểm tra tình trạng căn nhà, có hư hỏng gì do lỗi của bên thuê không,… sau đó sẽ hoàn lại tiền cọc trước đó cho bên thuê. Nếu có hư hỏng do lỗi của bên thuê mà không phải dư hư hại tự nhiên thì bên thuê sẽ mất cọc để đền bù chi phí sửa chữa. Hay chẳng hạn bên thuê không thanh toán tiền thuê đúng hạn, bên chủ nhà có thể sử dụng tiền cọc để bù vào khoản nợ này mà không cần phải báo với bên thuê.
2. Thời hạn thuê và gia hạn
Đối với doanh nghiệp thì trụ sở hoạt động cố định rất quan trọng vì nó ảnh hưởng đến nhiều vấn đề như uy tín, hình ảnh của công ty hay sự kiểm tra trực tiếp của cơ quan thuế. Do đó doanh nghiệp cần lưu ý về thời hạn thuê, nên chọn ngắn hạn hay dài hạn. Đồng thời nắm rõ lịch trình bắt đầu thuê, trả lại nơi thuê và chuyển nơi khác để công ty chủ động báo cáo với cơ quan thuế. Tránh tình trạng bị xử phạt đóng mã số thuế do doanh nghiệp không hoạt động tại địa điểm đăng ký.
Để tránh tình trạng trên, các bên có thể thỏa thuận thêm điều khoản tự động gia hạn. Ví dụ sau 3 năm thuê, nếu bên chủ nhà và bên công ty thuê không có ý kiến hay thông báo gì thì hợp đồng thuê tự động gia hạn thêm. Tất nhiên khoảng thời gian thông báo phải hợp lý để các bên nắm bắt được tình hình, phù hợp hơn sẽ là ít nhất 3 tháng trước khi hợp đồng hết hạn.
3. Lập biên bản bàn giao khi bắt đầu thuê
Khi công ty bắt đầu thuê địa điểm thì tốt nhất nên lập biên bản bàn giao nhà, bao gồm tất cả nội dung liên quan đến hiện trạng nhà, trang thiết bị, cơ sở vật chất,… Bởi có rất nhiều trường hợp sau khi hết hạn thuê, bên thuê dọn đi và chủ nhà phát hiện tường bị nứt, đục khoét, ống nước vỡ,… và phía đi thuê phải đền bù. Tuy nhiên trong số những hư hỏng đó có thể xuất hiện từ trước khi dọn vào. Đó là lý do biên bản bàn giao được lập càng chi tiết càng tốt, hạn chế tranh chấp chi phí về sau.
Như vậy khi có biên bản bàn giao đầy đủ, chi tiết thì cả chủ nhà và bên thuê đều nắm được tổng quan hiện trạng, dễ dàng xác định vết hư hỏng đó là do lỗi của ai. Tránh trường hợp chỉ vì một vết xước mà ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa bên công ty thuê và bên chủ nhà.
4. Cải tạo, sửa chữa, bảo trì
Thông thường văn phòng hay tòa nhà được bàn giao sẽ là nhà thô hoặc có trang bị một số nội thất cơ bản, nhưng công ty muốn cải trang, lắp đặt nhiều máy móc để tạo môi trường làm việc tiện nghi. Thế nhưng cần lưu ý những thiết bị khi lắp ráp phải gây ảnh hưởng đến công trình như đục, khoét, tháo dỡ,… Những việc này cần phải được thông qua ý kiến của chủ nhà để tránh tranh chấp về sau. Hay gặp nhất có thể nhắc đến trường hợp lắp đặt điều hòa âm trần, đã từng phát sinh nhiều tranh chấp chủ nhà buộc bên thuê phải đền bù chi phí sửa chữa trần nhà do lắp đặt điều hòa âm trần mà không xin phép.
Về việc sửa chữa và bảo trì, tùy thuộc vào thỏa thuận giữa các bên hoặc việc hư hỏng đó là do lỗi của bên nào. Nếu là do lỗi của bên đi thuê thì bên thuê phải có nghĩa vụ khôi phục và nguyên trạng. Tuy nhiên nếu hư hỏng đó không phải của bên công ty thuê mà là do hao mòn tự nhiên, do thời tiết thì pháp luật cho phép bên thuê yêu cầu chủ nhà sửa chữa hoặc giảm giá thuê hoặc thương lượng kết thúc hợp đồng thuê trước hạn. Do đó khi đi thuê, về bản chất công ty thuê đang là bên sử dụng dịch vụ, và có những quyền lợi như một khách hàng thuê tài sản. Vì vậy công ty cần năm rõ những vấn đề trên để đưa ra ứng xử phù hợp khi có vấn đề phát sinh với địa điểm thuê.
5. Vấn đề chấm dứt hợp đồng trước hạn
Việc các vấn đề phạt vi phạm, bồi thường thiệt hại hay miễn trách nhiệm bồi thường. Quý công ty có thể tham khảo các bài viết “Cách tính thiệt hại khi yêu cầu bồi thường” để nắm rõ.
Tuy nhiên đối với hợp đồng thuê văn phòng của công ty lại có một số điểm đặc biệt về việc chấm dứt hợp đồng trước hạn. Ví dụ gần đây nhất là trường hợp Covid-19 xuất hiện, toàn thành phố bị phong tỏa và hạn chế đi lại. Rất nhiều vụ tranh chấp phát sinh do bên thuê yêu cầu chủ nhà giảm, miễn tiền thuê hay chấm dứt trước hạn vì đến công ty cũng không thể hoạt động, không có lợi nhuận nên không gồng gánh nổi tiền thuê. Lúc này vấn đề đặt ra rằng Covid-19 có được xem là sự kiện bất khả kháng hay không, để làm lý do chính đáng cho một bên đơn phương chấm dứt hợp đồng.
Do đó việc soạn ra những điều khoản dự trước về sự kiện bất khả kháng là vô cùng cần thiết, các bên thống nhất rằng khi sự kiện đó xảy ra, một bên được quyền đơn phương chấm dứt hoặc ôn hòa hơn là thương thảo lại hợp đồng, với một mức giá thuê phù hợp hơn. Vấn đề soạn thảo sự kiện bất khả kháng cũng đã được nhắc đến trong bài viết “Hướng dẫn soạn thảo điều khoản miễn trách nhiệm bồi thường”.
Trong quá trình soạn thảo hợp đồng thuê văn phòng công ty, nếu quý doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng dịch vụ tư vấn, giải quyết tranh chấp kinh doanh, hãy liên hệ Bình Tâm Legal với số điện thoại 0763810288 hoặc để lại thông tin bên dưới phần bình luận để được hỗ trợ.
Lưu ý: Bài viết này chỉ được cung cấp cho mục đích thông tin chung và không được xem như là tư vấn pháp lý hoặc tư vấn chuyên môn khác. Mọi trường hợp sử dụng thông tin nêu trên dẫn đến thiệt hại sẽ do bên sử dụng thông tin chịu hoàn toàn trách nhiệm.
