Câu hỏi:
Tôi đang điều hành một nhóm freelancer làm việc từ xa. Vậy nên tôi cần một địa chỉ kinh doanh uy tín để tạo niềm tin với khách hàng và đối tác, đồng thời cần một không gian để tổ chức các buổi gặp gỡ với khách hàng khi cần. (câu hỏi đến từ tranbichngocanh@gmail.com)
Giải đáp:
Bình Tâm Legal đã nhận được câu hỏi từ quý anh/chị về vấn đề dịch vụ văn phòng ảo. Khi lựa chọn dịch vụ văn phòng ảo, quý anh chị cần kiểm tra những vấn đề sau đối với cơ sở cho thuê dịch vụ để văn phòng ảo mang lại sự hiệu quả, tối ưu chi phí cho doanh nghiệp của mình mà không trái với quy định của pháp luật.
- Đặc điểm, lợi ích của Văn phòng ảo
Thứ nhất, cung cấp địa chỉ kinh doanh uy tín: Cung cấp một địa chỉ tại các vị trí đắc địa, thông thường các dịch vụ cho thuê văn phòng ảo ở trung tâm thành phố, để doanh nghiệp sử dụng trong việc đăng ký kinh doanh và tiếp nhận thư từ.
Thứ hai, cung cấp dịch vụ lễ tân: Bao gồm lễ tân chuyên nghiệp để tiếp nhận cuộc gọi, xử lý thư từ và chuyển tiếp thông tin đến doanh nghiệp. Đồng thời việc có lễ tân cũng sẽ đảm bảo sự kiểm tra của cơ quan thuế tại khu vực, nhằm xác minh doanh nghiệp có đang hoạt động tại địa điểm đó không. Nếu qua kiểm tra, cơ quan thuế xác nhận doanh nghiệp không hoạt động tại địa chỉ đăng ký sẽ dẫn đến việc xử phạt hành chính, khóa mã số thuế.
Từ đó, việc sử dụng dịch vụ văn phòng ảo cho phép tối ưu các vấn đề sau:
- Giảm thiểu chi phí thuê mặt bằng, trang thiết bị và nhân viên hành chính so với việc thuê một văn phòng truyền thống.
- Sở hữu địa chỉ kinh doanh minh bạch, được đặt tại các vị trí đắc địa giúp nâng cao uy tín và hình ảnh của doanh nghiệp.
- Doanh nghiệp có thể sử dụng các dịch vụ và tiện ích của văn phòng ảo bất cứ khi nào cần mà không bị ràng buộc bởi hợp đồng thuê dài hạn.
- Giúp doanh nghiệp tập trung vào hoạt động kinh doanh chính mà không phải lo lắng về quản lý văn phòng
- Những vấn đề cần lưu ý khi lựa chọn dịch vụ văn phòng ảo
Thứ nhất, văn phòng ảo là dịch vụ hoàn toàn hợp pháp, không thuộc loại hình dịch vụ cấm kinh doanh theo quy định pháp luật.
Thứ hai, có nhiều băn khoăn liệu một địa điểm nhưng có nhiều công ty đăng ký kinh doanh có vi phạm pháp luật không? Câu trả lời là Không, hiện tại theo quy định của Luật doanh nghiệp và các văn bản hướng dẫn, chưa có quy định hạn chế số lượng công ty trên một địa điểm.
Thứ ba, dịch vụ cho thuê văn phòng ảo phải đảm bảo các hoạt động treo biển hiệu, dịch vụ lễ tân, phòng làm việc, nhận thư từ, phản hồi những đợt kiểm tra đột xuất của cơ quan thuế tại địa phương.
Thứ tư, văn phòng ảo được cho thuê phải là bất động sản được phép hoạt động kinh doanh, thương mại, được phép sử dụng để đăng ký kinh doanh. Theo quy định pháp luật hiện hành, nhà chung cư gồm hai loại:
(1) nhà chung cư có mục đích sử dụng để ở (chỉ dùng để ở, không được đăng ký kinh doanh)
(2) nhà chung cư có mục đích sử dụng hỗn hợp (hay còn gọi là officetel, để sử dụng vào mục đích ở và các mục đích khác như làm văn phòng, dịch vụ, thương mại.
Quay trở lại tình huống của quý anh/chị, loại hình hoạt động của mình chủ yếu là làm việc online, từ xa, không nhất thiết phải trích ra một phần vốn để khởi tạo văn phòng, trụ sở truyền thống nên việc sử dụng dịch vụ văn phòng ảo là một giải pháp tối ưu.
Khi tìm hiểu và cân nhắc về dịch vụ cho thuê văn phòng ảo, quý anh/chị cần lưu ý những vấn đề nêu trên, đảm bảo cơ sở cho thuê văn phòng ảo là uy tín, chuyên nghiệp, đảm bảo bất động sản cho thuê làm văn phòng ảo có tình trạng pháp lý rõ ràng, tránh gây ảnh hưởng đến quá trình hoạt động kinh doanh của mình.
Bên cạnh đó, quý anh/chị có thể tham khảo dịch vụ cho thuê văn phòng ảo từ Bình Tâm Legal, chúng tôi cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng ảo tại Quận 2 cũ, Thành phố Hồ Chí Minh (nay là Thành phố Thủ Đức). Chúng tôi đảm bảo hoạt động cho thuê văn phòng ảo uy tín, chuyên nghiệp, đảm bảo tính pháp lý của địa điểm kinh doanh. Đồng thời Bình Tâm Legal còn cung cấp thêm các dịch vụ tư vấn pháp lý về doanh nghiệp, thuế, đầu tư. Quý anh/chị có thể yên tâm thực hiện hoạt động kinh doanh của mình một cách hiệu quả.
